Pourquoi c'est important pour toi

Si tu es coach, thérapeute, praticienne en médecine douce ou en arts divinatoires, tu recueilles souvent bien plus que des coordonnées : état de santé, vécu personnel, difficultés intimes, parfois des informations sur la vie familiale. Le RGPD classe ces informations comme des "données sensibles", qui bénéficient d'une protection renforcée par rapport à un simple nom ou email.

Ce n'est pas qu'une contrainte administrative : c'est aussi une manière concrète de rassurer tes client·es et de renforcer la confiance qu'elles/ils te portent.

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Ce qui suit est une information générale pour t'aider à comprendre les grandes lignes — ce n'est pas un conseil juridique personnalisé. Pour ta situation précise, fais valider ta pratique par un professionnel (avocat spécialisé RGPD, ou ta fédération professionnelle si tu en as une).

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Ce qu'il faut savoir

Une base légale pour justifier de recueillir l'info. En général, il s'agit soit du consentement explicite de la personne, soit de l'exécution du suivi que tu proposes. Pour les données de santé en particulier, le consentement écrit et explicite est la voie la plus sûre.

Un consentement clair, pas implicite. Explique en amont à quoi servent les informations que tu demandes (santé, vécu personnel), comment elles seront conservées, et obtiens un accord explicite — l'oral ne suffit pas, privilégie un écrit signé ou une case à cocher lors de la prise de rendez-vous.

Une durée de conservation limitée. Ne garde pas les informations indéfiniment : définis une durée (souvent alignée sur la durée du suivi + quelques années), puis supprime les données quand elles ne sont plus nécessaires.

Des outils sécurisés pour stocker tes notes. Évite les outils grand public non protégés pour tes notes de séance sensibles (documents partagés en accès libre, clé USB non protégée...). Privilégie un accès protégé par mot de passe, et limite qui peut consulter ces informations.

Une information transparente pour tes client·es. Une mention simple — sur ton formulaire de prise de contact ou en fin de première séance — expliquant ce que tu fais des informations recueillies suffit déjà à couvrir l'essentiel : qui tu es, pourquoi tu collectes ces infos, combien de temps tu les gardes, comment la personne peut te demander de les consulter ou de les supprimer.

Le droit de tes client·es sur leurs données. À tout moment, une personne peut te demander à voir ce que tu as noté sur elle, à le faire corriger, ou à le faire supprimer. Prévois simplement comment tu répondrais à cette demande si elle arrivait.

Concrètement, par où commencer

1. Ajoute une phrase simple sur ton formulaire de contact/prise de RDV : à quoi servent les informations demandées et combien de temps tu les conserves.
2. Range tes notes de séance dans un espace protégé par mot de passe, accessible seulement par toi — ta Fiche de suivi client dans ta Boîte à outils reste privée à ton espace Notion personnel, pense simplement à ne pas la partager publiquement.
3. Fixe-toi une règle de conservation (par exemple : suppression des dossiers clients inactifs après quelques années) et applique-la régulièrement.
4. Vérifie que tes outils (CRM, tableur, cahier numérique) ne partagent pas automatiquement ces informations — désactive les liens de partage publics.

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À retenir : la conformité RGPD n'est pas là pour te compliquer la vie, mais pour protéger tes client·es et donc ta relation de confiance avec elles/eux. Commence simple (transparence + sécurisation basique), et fais relire ta pratique par un professionnel dès que ton activité prend de l'ampleur.

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Pour aller plus loin : le site de la CNIL (cnil.fr) propose des fiches pratiques gratuites pour les indépendant·es et professions libérales.